Onlangs begeleidde ik een groep HR-functionarissen van een bedrijf. In de gesprekken die zij hadden met medewerkers, merkten zij dat de medewerkers zich niet open stelden. En dit wilden zij juist wel. Zij wilden gelijkwaardige gesprekken met hen voeren. Ze wilden weten wat de medewerkers van hun werk vonden en wat zij konden doen om hen te helpen.

Ik hoor dit vaker. Van managers, teamleiders of teamcoördinatoren. Zij willen het liefst dat hun teamleden open naar hen toe zijn. Dat zij vertellen wat er speelt, hoe zij over dingen denken, en dat zij open meedenken. Maar de teamleden lijken het achterste van hun tong niet te laten zien.

Met een serie van drie blogs zal ik dit probleem vanuit drie verschillende invalshoeken benaderen. In het eerste blog van deze serie beschreef ik hoe formele macht ongelijkheid met zich meebrengt, en hoe dit vervolgens gelijkwaardigheid in de weg zit. In het tweede blog benaderde ik het vanuit de communicatietheorie, en beschreef ik hoe een veel gemaakte denkfout voor problemen zorgt. In dit laatste deel zal ik onderzoeken hoe het opbouwen van vertrouwen en een cultuur van radicale openhartigheid, zoals beschreven door Kim Scott, kan bijdragen aan meer openheid binnen het team.

Vertrouwen is essentieel voor open en eerlijke communicatie. Zonder vertrouwen durven teamleden hun mening niet te geven of feedback te ontvangen zonder angst voor negatieve repercussies. Vertrouwen zorgt ervoor dat teamleden zich veilig voelen om eerlijk te zijn, omdat ze weten dat hun intenties worden begrepen en gewaardeerd.

Daarom is het allereerst belangrijk om persoonlijke zorg te tonen. Wanneer teamleden weten dat hun welzijn belangrijk voor je is, zullen ze eerder geneigd zijn open en eerlijk te communiceren. Dit legt de basis voor een cultuur van vertrouwen en openheid.

Regelmatige één-op-één gesprekken zijn een effectieve manier om dit te bereiken. Deze gesprekken hoeven niet altijd over werk te gaan; soms is het belangrijker om te vragen hoe het met hen gaat en naar hun persoonlijke uitdagingen en doelen te luisteren. Dit helpt je om een dieper begrip en band op te bouwen.

Stel je voor dat een teamlid worstelt met de balans tussen werk en privé. Door regelmatig in te checken en hem te ondersteunen bij het vinden van een evenwicht, voelt hij zich gesteund en is hij eerder geneigd om open te zijn over andere zorgen. Dit soort persoonlijke aandacht laat zien dat je om zijn welzijn geeft, wat de basis vormt voor een cultuur van vertrouwen en openheid.

Met een basis van vertrouwen kun je verder bouwen aan een cultuur van radicale openhartigheid, zoals Kim Scott beschrijft in haar boek "Radicaal Openhartig" (Radical Candor). Dit concept draait om het combineren van directe feedback met persoonlijke zorg. Het betekent dat je zowel direct als empathisch moet zijn in je communicatie. Directe en eerlijke communicatie voorkomt misverstanden en zorgt ervoor dat iedereen precies weet waar ze aan toe zijn. Een cultuur waarin feedback geven en ontvangen de norm is, draagt bij aan een transparante en open werkomgeving.

Het geven van feedback kan soms lastig zijn, vooral als het om negatieve feedback gaat. Het is belangrijk om feedback te geven op een manier die duidelijk en respectvol is. Een effectieve methode hiervoor is de SBI-methode (Situatie, Gedrag, Impact), waarbij je concreet beschrijft welke situatie je hebt waargenomen, welk gedrag je hebt gezien en wat de impact daarvan was. Door je te focussen op de concrete situatie, gedrag en impact (en geen interpretaties hiervan), voorkom je discussies en zorg je voor duidelijkheid. Dit helpt teamleden te begrijpen wat er goed of fout ging.

Stel je voor dat een project niet volgens plan verloopt. Door de SBI-methode te gebruiken, kun je duidelijk uitleggen welke specifieke acties niet effectief waren en wat het effect was op het team en het project. Dit biedt een constructieve manier om problemen aan te pakken en geeft teamleden concrete suggesties voor verbetering. Door zowel positieve als negatieve feedback te geven, zorg je voor een evenwichtige benadering die helpt om een positieve sfeer te behouden terwijl verbeterpunten worden aangepakt.

Naast directe communicatie is het belangrijk om empathie te tonen. Empathie betekent dat je de gevoelens en perspectieven van je teamleden erkent en respecteert. Wanneer je feedback geeft, is het waardevol om ook te vragen hoe de ander zich voelt en wat hun perspectief is op de situatie. Dit bevordert wederzijds begrip en respect, waardoor de feedback effectiever wordt en beter wordt ontvangen.

Tot slot is het belangrijk om constructieve confrontaties aan te moedigen. Dit helpt problemen op te lossen voordat ze escaleren en zorgt voor betere en creatievere oplossingen. Een cultuur waarin meningsverschillen als kansen voor groei en verbetering worden gezien, bevordert open en eerlijke communicatie.

Het creëren van een veilige ruimte waar teamleden zich vrij voelen om hun meningen en zorgen te uiten, is essentieel. Dit betekent dat je een omgeving moet creëren waarin iedereen weet dat hun ideeën en feedback worden gewaardeerd en serieus genomen, zonder angst voor negatieve repercussies.

Om deze veilige ruimte voor constructieve confrontaties te creëren kun je verschillende dingen doen:

1. Stel duidelijke verwachtingen: Begin teamvergaderingen met het benadrukken van het belang van open en eerlijke communicatie. Maak duidelijk dat feedback, zowel positief als negatief, cruciaal is voor de groei van het team.

2. Gebruik actieve luistertechnieken: Zorg ervoor dat je tijdens vergaderingen actief luistert naar je teamleden. Dit betekent dat je oogcontact maakt, knikt en vragen stelt om duidelijkheid te krijgen. Laat zien dat je hun bijdragen waardeert en serieus neemt.

3. Bevorder gelijkwaardigheid: Geef iedereen de kans om te spreken door bijvoorbeeld een ronde te maken waarin iedereen aan het woord komt. Moedig stille teamleden aan om hun mening te delen en geef hen de ruimte om hun gedachten te uiten zonder onderbroken te worden.

4. Modelleer het gedrag: Wees zelf een voorbeeld van radicale openhartigheid door open te zijn over je eigen fouten en kwetsbaarheden. Dit moedigt anderen aan om hetzelfde te doen en laat zien dat het oké is om niet perfect te zijn.

5. Gebruik het Radical Candor Framework:

   • Radicale Openhartigheid: Toon persoonlijke zorg en daag direct uit. Bijvoorbeeld: "Ik waardeer je inzet, maar ik merk dat je vaak collega's onderbreekt tijdens vergaderingen, wat voor verwarring zorgt."
   • Rampzalige Empathie: Vermijd alleen zorg tonen zonder uitdaging, zoals: "Ik wil je gevoelens niet kwetsen, maar..." Dit kan leiden tot onduidelijke feedback.
   • Onhebbelijke Agressie: Vermijd harde kritiek zonder empathie, zoals: "Je doet het altijd verkeerd."
   • Manipulatieve Onoprechtheid: Vermijd het geven van onoprechte complimenten of kritiek achter de rug om.

Een cultuur van openheid en eerlijkheid is essentieel voor een effectief team. Door persoonlijke zorg te tonen, eerlijk en direct te communiceren, en constructieve confrontaties aan te moedigen, creëer je een omgeving waarin open communicatie floreert. Deze benadering, geïnspireerd door Kim Scott's 'Radicaal Openhartig', helpt je om een sterker, meer verbonden en veerkrachtiger team op te bouwen.

Gebruik deze strategieën om de communicatie binnen je team te verbeteren en een cultuur van radicale openheid te bevorderen. Zo zorg je ervoor dat je team niet alleen beter functioneert, maar ook dat iedereen zich gehoord en gewaardeerd voelt.

En lees vooral het boek van Kim Scott!